Wordt het een goede receptie of een deceptie?

Recepties zijn er in vele soorten. Of het nu gaat om een afscheidsreceptie of een zakelijke bijeenkomst het doel blijft hetzelfde, je wilt dat jouw gasten het naar hun zin hebben. Maar hoe organiseer je dit? Met een evenement organiseren plan van aanpak maak je een draaiboek wat overzicht geeft. Stapsgewijs stippel je uit wat er tijdens de receptie gaat gebeuren en wat je hiervoor moet regelen. Ook is het draaiboek je houvast tijdens de receptie. Zijn er sprekers aanwezig? Maak een tijdschema zodat je exact weet wie wanneer spreekt.

Evenement organiseren tips

Houdt de doelstelling en de doelgroep in gedachte terwijl je het stappenplan maakt. Je start met de datum, tijd en locatie. Voor goede locaties zijn een aantal zaken van essentieel belang. Denk daarbij aan voldoende parkeergelegenheid of mogelijkheden van openbaar vervoer. Ook het hebben van voldoende toiletten is belangrijk. Desnoods kun je luxe toiletwagens huren. Zijn er cateringmogelijkheden beschikbaar op de locatie of dien je deze extern te regelen? Zal de spreker in het zicht staan en is hij duidelijk hoorbaar? Wanneer je veel gebruik maakt van toeleveranciers is het belangrijk om het budget goed in de gaten te houden.

Zo zijn er tientallen aspecten om rekening mee te houden. Het beste is om stap voor stap na te gaan wat er gebeurd tijdens deze receptie, van binnenkomst tot het einde. Mocht je dit te tijdrovend vinden dan kan het inschakelen van een evenementen buro een uitkomst bieden. Jij geeft aan wat de wensen en verwachtingen zijn en zij zullen de taak op zich nemen om het tot in de details voor je te regelen. Zij kennen het klappen van de zweep natuurlijk al. Ook zij zullen zich houden aan een evenement organiseren draaiboek zodat de receptie goed verloopt.